회의가 끝나면 회의록을 씁니다. 그걸 다시 보고서로 옮깁니다. 둘 다 내용을 만드는 일이 아니라 옮기는 일인데 시간은 제일 많이 듭니다.
이 부분이 AI가 가장 확실하게 도움이 되는 구간입니다.
아래는 회의 녹취록이야. 회의록으로 정리해줘.
형식:
- 일시 / 참석자 (녹취에 나온 대로만)
- 논의 안건 (3~5개)
- 결정 사항 (결정된 것만)
- 할 일 (담당자와 기한이 언급된 것만)
규칙:
- 녹취에 없는 내용은 절대 넣지 마
- 담당자나 기한이 불명확하면 [미정]으로 표시
- 발언자를 모르면 이름을 지어내지 마
"녹취에 없는 내용은 넣지 마" 와 "[미정]으로 표시" 두 줄이 핵심입니다. 이게 없으면 AI가 빈칸을 그럴듯하게 채웁니다.
위 회의록을 팀장 보고용으로 바꿔줘.
- 앞에 3줄 요약
- 결정 사항과 다음 단계 중심
- 논의 과정은 생략
- A4 반 장 분량
위 회의록을 참석하지 못한 분에게 보낼 메일로 바꿔줘.
격식 있게, 6문장 이내, 확인이 필요한 항목만 굵게.
"논의만 한 것을 결정으로 적는 문제" 가 실무에서 가장 위험합니다. 회의록은 나중에 근거가 되는 문서라, 결정되지 않은 것이 결정으로 남으면 곤란해집니다.
품질이 크게 달라집니다.
녹음 동의를 먼저 받으세요. 참석자에게 알리지 않은 녹음은 법적으로도 관계상으로도 문제가 됩니다. "회의록 작성을 위해 녹음하겠습니다" 한마디면 됩니다.
민감한 회의는 녹음을 올리지 마세요. 인사·급여·계약 협상 같은 회의 내용은 외부 서비스에 올리기 전에 회사 규정을 확인해야 합니다.
한국어 인식률이 어떤가요? 많이 좋아졌지만 고유명사와 숫자는 여전히 틀립니다. 그래서 확인 3분이 필요합니다.
여러 명이 동시에 말하면요? 겹치는 구간은 놓칩니다. 중요한 결정은 한 사람이 정리해서 말하는 습관이 도움이 됩니다.
화상회의 자동 기록 기능과 뭐가 다른가요? 그 기능도 같은 원리입니다. 이미 쓰고 있다면 텍스트만 받아서 요약 요청하면 됩니다.
녹음이 없고 메모만 있는데요? 메모도 됩니다. 오히려 짧아서 더 정확합니다. 같은 요청문을 그대로 쓰세요.
줄어드는 건 옮겨 적는 시간입니다. 확인하는 시간은 남겨 두세요.
정리한 문서의 가독성이 궁금하다면 AI 텍스트 분석기가 문장 길이와 핵심 키워드를 짚어 줍니다.
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